電子郵件收件箱-傳說中的沉默殺手
為了重新奪回對電子郵件的控制權(quán)，意識到它對生產(chǎn)力的真正障礙，作者建議你首先采取以下步驟：
意識到電子郵件僅僅是一種溝通工具。它不是一份工作。如果商業(yè)信息能夠有效地通過其他方式溝通的話，你可能會希望這么做。如果使用得當(dāng)，紙質(zhì)溝通、電話和會議都同等有效。
和自己明確什么時間去打開郵箱，間隔多長時間開一次郵箱。關(guān)閉任何郵件到達(dá)的消息和提醒。這些消息總是看起來很緊急，可是很少真的有那么緊迫。信不信由你，黑莓和iPhone已經(jīng)關(guān)閉了這些開關(guān)。
在他們的新書《Slay the E-Mail Monster》（殺死電子郵件大怪獸）之中，作者M(jìn)ike Valentine和Lynn Coffman選擇了亞洲龍作為封面裝飾，用它象征著每個辦公室員工和經(jīng)理們都會面對的大怪獸問題。
他們的建議是：在電子郵件這個大怪獸殺了你之前，殺掉它。對銷售來說，沒有時間可以被浪費(fèi)在沒有產(chǎn)出的事情上。如果你不斷地陷入電子郵件的黑洞，就沒有辦法完成交易。
Valentine 表示，“在我們在豐田的生產(chǎn)力教練過程中，我們被要求對這家汽車制造商的辦公室員工采用精益生產(chǎn)原則，包括將減少浪費(fèi)的概念作為提高生產(chǎn)力的一種方法。”Valentine還表示，“我們和日本人學(xué)到了一個詞：muda。這個詞指的是浪費(fèi)的行動或者是無法增加價值或者非生產(chǎn)性的行為。”
打開并且處理收件箱里的每一封電子郵件。收件箱不是文件柜。它只是你的一個郵箱，一旦你看完了一封郵件后，要么就刪除，要么就把這封郵件移動到該去的地方。你永遠(yuǎn)都不會僅僅是因為你還沒準(zhǔn)備好付賬就把沒支付的賬單塞回家里的郵箱里。所以也不要在電子郵件的收件箱上做這樣的事。為正在處理的家務(wù)創(chuàng)建一個目錄。
采用一些方法減少你收到的電子郵件的數(shù)量。如果你不希望看到所有的這些FYI（供參考）的郵件，你就應(yīng)該告訴別人。要求別人把例外報告給你，而減少那些常規(guī)性的業(yè)務(wù)信息。減少那些和你的工作無關(guān)的通訊組。告訴別人你喜歡接受何種通信。
不要過度發(fā)送。清理你的通訊組列表。不要答復(fù)所有的信息。避免發(fā)送無用的FYI郵件。總是要注意你在自己的業(yè)務(wù)溝通中是否正確地使用了這種溝通工具。
Valentine表示，“即使你是一名勤奮工作的知識工作者，我們的研究顯示，你平均每周也要有八小時被浪費(fèi)在電子郵件上。”他還表示，“采用以上步驟能夠幫你節(jié)省下來這些時間，讓你關(guān)注那些我們稱之為價值工作：對你的成功最為重要的那些項目。”
他們發(fā)現(xiàn)知識工人們最大的muda就來自于電子郵件處理不當(dāng)。
電子郵件無情地偷取我們的時間，每次只是一小塊時間，可是積少成多，每個星期都會有數(shù)個小時的時間被浪費(fèi)在上面。很多辦公室的員工和經(jīng)理們都是用生產(chǎn)工人無法做到的方式來彌補(bǔ)這種損失。通常，知識工人們都是在自己的時間里處理電子郵件的，這可能是晚上，也可能是周末。
Lynn Coffman 表示，“工人倦怠是不可避免的結(jié)果。”Lynn Coffman還表示，“muda會殺了我們。”
Valentine認(rèn)為，精益原則在制造環(huán)境中取得的成功比在服務(wù)行業(yè)里更高。一個顯而易見的重要原因是：制造流程可能會受到技術(shù)的影響，但是永遠(yuǎn)不會屈從于它。
